Bài viết này công bố chức năng – nhiệm vụ của Phòng giám sát, kèm theo mô tả công việc (JD) của Cán bộ giám sát (CBGS) và Trưởng phòng giám sát (TPS).
Tài liệu này phục vụ cho:
- Ứng viên: hiểu đúng yêu cầu công việc trước khi ứng tuyển.
- Nội bộ PMV: phối hợp đúng và thống nhất cách làm.
Lưu ý: Nội dung công khai ở mức đủ để minh bạch; các chi tiết nghiệp vụ chuyên sâu và phương án triển khai cụ thể tại từng mục tiêu sẽ được áp dụng theo hợp đồng và quy định nội bộ.
Mục lục bài viết
CHỨC NĂNG – NHIỆM VỤ PHÒNG GIÁM SÁT
Trong tài liệu này, “Mục tiêu” là địa điểm/đơn vị khách hàng nơi PMV bố trí nhân sự bảo vệ và vận hành dịch vụ theo hợp đồng.
Chức năng, nhiệm vụ của phòng giám sát chất lượng dịch vụ – PMV Security
1) Chức năng:
Phòng Giám sát là đơn vị kiểm soát chất lượng dịch vụ và kỷ luật vận hành của PMV Security; thực hiện kiểm tra – đánh giá – cảnh báo rủi ro – đề xuất cải tiến nhằm đảm bảo:
- Dịch vụ bảo vệ tại các mục tiêu đúng hợp đồng, đúng yêu cầu của khách hàng và đúng quy chế PMV.
- Hệ thống chỉ huy và nhân sự tại mục tiêu thực thi đúng vai trò, đúng tiêu chuẩn tác phong và nghiệp vụ.
- Thông tin báo cáo khách quan, có căn cứ, phục vụ Ban Giám đốc ra quyết định.
👉Tham khảo chi tiết tại 🔗: SOP Phòng Giám Sát Chất Lượng Dịch Vụ Bảo Vệ
2) Nhiệm vụ:
2.1. Lập kế hoạch và tổ chức giám sát
- Lập kế hoạch kiểm tra ngày/tuần/tháng, ưu tiên mục tiêu trọng yếu và mục tiêu rủi ro.
- Tổ chức kiểm tra định kỳ/đột xuất theo kế hoạch hoặc theo chỉ đạo của Ban Giám đốc.
2.2. Kiểm tra chất lượng dịch vụ tại Mục tiêu
- Kiểm tra nhân sự: quân số, tác phong, đồng phục, kỷ luật, thái độ, năng lực thực thi.
- Kiểm tra tuân thủ: quy chế PMV và yêu cầu/quy định của khách hàng.
- Kiểm tra hồ sơ, sổ sách, nhật ký, checklist (nếu áp dụng) và bàn giao ca.
- Kiểm kê – đánh giá việc quản lý công cụ hỗ trợ, trang thiết bị, vật tư/văn phòng phẩm tại mục tiêu.
2.3. Giám sát chất lượng quản lý của hệ thống chỉ huy
- Đánh giá mức độ hoàn thành nhiệm vụ của cấp chỉ huy từ Trưởng Chi nhánh trở xuống theo quy định của công ty.
- Ghi nhận sai lệch, xác định nguyên nhân và đề xuất biện pháp chấn chỉnh.
2.4. Lập biên bản, báo cáo và theo dõi khắc phục
- Lập biên bản kiểm tra/biên bản ghi nhận sự việc khi phát hiện sai phạm hoặc vấn đề ảnh hưởng đến chất lượng dịch vụ.
- Báo cáo theo chuẩn công ty bằng PMV Form (Google Form)/biểu mẫu quy định, kèm bằng chứng khi cần.
- Theo dõi, khắc phục; tổ chức tái kiểm tra và xác nhận đã khắc phục đạt yêu cầu theo quy định.
2.5. Tiếp nhận phản hồi khách hàng và cảnh báo rủi ro hợp đồng
- Gặp, trao đổi với khách hàng tại mục tiêu để ghi nhận mức độ hài lòng và nắm bắt yêu cầu phát sinh.
- Phối hợp xử lý phản ánh/khiếu nại và theo dõi đến khi kết thúc.
- Cảnh báo sớm về rủi ro có thể dẫn đến việc phạt hợp đồng hoặc mất hợp đồng.
3) Nguyên tắc hoạt động:
- Khách quan – có căn cứ – có bằng chứng, ghi nhận đúng hiện thực tại thời điểm kiểm tra.
- Mục tiêu trọng tâm: ngăn sai phạm – giảm rủi ro – giữ chất lượng – giữ hợp đồng.
- Bảo mật thông tin khách hàng và thông tin nội bộ theo quy định của PMV Security.
4) Quan hệ phối hợp:
Phòng Giám sát phối hợp với: Trưởng Chi nhánh, Chỉ huy khu vực, Hành chính – Nhân sự, Kinh doanh/CSKH, Kế toán, Đào tạo để chấn chỉnh chất lượng và xử lý vấn đề phát sinh, dưới sự chỉ đạo của Ban Giám đốc.
Các cán bộ phòng giám sát làm việc kết hợp tại thực địa và tại văn phòng
5) Phạm vi quyền hạn:
Phòng Giám sát được quyền tổ chức kiểm tra định kỳ/đột xuất tại các mục tiêu và đơn vị vận hành theo phân công của Ban Giám đốc; phạm vi kiểm tra áp dụng đối với toàn bộ lực lượng và cấp quản lý vận hành từ Trưởng Chi nhánh trở xuống (bao gồm Chỉ huy khu vực, Đội trưởng và Nhân viên bảo vệ tại mục tiêu).
Phòng Giám sát được quyền yêu cầu cung cấp thông tin/hồ sơ/sổ sách phục vụ kiểm tra; được quyền lập biên bản và ghi nhận bằng chứng theo quy định.
Trên cơ sở kết quả kiểm tra, Phòng Giám sát có quyền đề xuất biện pháp xử lý/chấn chỉnh theo mức độ sai phạm (nhắc nhở – yêu cầu khắc phục – tái đào tạo – đề xuất thay đổi bố trí – đề xuất kỷ luật) và kiến nghị Ban Giám đốc phê duyệt đối với các nội dung vượt thẩm quyền.
6) Trách nhiệm:
Phòng Giám sát chịu trách nhiệm trước Ban Giám đốc về chất lượng công tác giám sát, tính khách quan của báo cáo và hiệu quả theo dõi, khắc phục theo quy định.
Phòng giám sát có trách nhiệm lập báo cáo công việc hằng ngày và/hoặc theo từng lần kiểm tra đúng biểu mẫu/quy trình do công ty ban hành (PMV Form/biểu mẫu tương đương), bảo đảm trung thực, khách quan, đầy đủ dữ liệu và đúng thời hạn; kèm bằng chứng khi phát sinh sai phạm theo quy định. Trường hợp không nộp báo cáo hoặc báo cáo không chứng minh được việc thực hiện nhiệm vụ thì được xem là không hoàn thành công việc trong ngày/đợt kiểm tra và không được ghi nhận kết quả làm căn cứ chấm công/đánh giá theo quy chế công ty.
Cán bộ giám sát là người thường xuyên đến mục tiêu để kiểm tra
MÔ TẢ CÔNG VIỆC CÁN BỘ GIÁM SÁT
- Vị trí: Cán bộ giám sát (CBGS)
- Bộ phận: Kiểm soát chất lượng dịch vụ
- Báo cáo: Trưởng phòng giám sát (TPS). Trường hợp khẩn cấp/nghiêm trọng hoặc TPS vắng mặt, CBGS báo cáo trực tiếp với TGĐ và đồng thời cập nhật TPS ngay khi có thể.
- Phạm vi: Các mục tiêu bảo vệ trong khu vực được phân công và/hoặc theo kế hoạch của phòng
1) Vai trò CBGS:
CBGS là lực lượng kiểm soát chất lượng dịch vụ và kỷ luật vận hành tại thực địa, nhằm đảm bảo:
- Dịch vụ bảo vệ tại mục tiêu đúng hợp đồng – đúng yêu cầu khách hàng – đúng quy chế PMV.
- Nhân sự và hệ thống chỉ huy tại mục tiêu thực thi đúng vai trò – đúng nhiệm vụ – đúng tiêu chuẩn.
- Kết quả kiểm tra khách quan, có căn cứ, có báo cáo và đề xuất giải pháp.
2) Nhiệm vụ chính của CBGS:
2.1. Kiểm tra, giám sát thực địa tại Mục tiêu
- Kiểm tra nhân sự: quân số, đồng phục/tác phong, kỷ luật, thái độ, năng lực thực thi.
- Kiểm tra tuân thủ: quy định PMV và yêu cầu/quy định của khách hàng.
- Kiểm tra hồ sơ: nhật ký, bàn giao ca, checklist công việc.
- Kiểm kê – đánh giá: công cụ hỗ trợ, trang thiết bị, vật tư/VPP tại mục tiêu.
- Ghi nhận đúng “hiện thực khách quan”: đúng/sai – đủ/thiếu – nguyên nhân – mức độ ảnh hưởng.
2.2. Lập biên bản – báo cáo – theo dõi khắc phục
- Lập biên bản kiểm tra/ghi nhận sự việc khi có sai phạm hoặc vấn đề ảnh hưởng đến chất lượng.
- Báo cáo theo chuẩn công ty bằng PMV Form/biểu mẫu quy định, kèm bằng chứng khi cần.
- Theo dõi việc khắc phục theo deadline; tái kiểm tra khi được phân công.
2.3. Ghi nhận phản hồi khách hàng tại mục tiêu
- Trao đổi với khách hàng để nắm mức độ hài lòng, phản ánh, yêu cầu phát sinh.
- Phối hợp với bộ phận liên quan xử lý phản ánh/khiếu nại và cập nhật kết quả.
2.4. Công việc hỗ trợ vận hành
Hỗ trợ khảo sát/triển khai mục tiêu mới và xử lý tình huống phát sinh theo điều động.
3) Thời gian & địa điểm làm việc:
- Làm việc tại văn phòng (08:00–17:00) và đi kiểm tra thực địa theo tuyến/kế hoạch.
- Thời gian kiểm tra linh hoạt theo mục tiêu; yêu cầu đảm bảo khối lượng/định mức theo kế hoạch.
4) Quyền hạn của CBGS:
- Được đến mục tiêu để kiểm tra; yêu cầu cung cấp thông tin/hồ sơ liên quan phục vụ đánh giá.
- Được lập biên bản, ghi nhận bằng chứng, đề xuất biện pháp chấn chỉnh theo quy định.
- Được sử dụng tài nguyên công ty phục vụ công việc theo quy định.
5) Trách nhiệm của CBGS:
- Tuân thủ kế hoạch kiểm tra, quy trình giám sát và quy chế công ty.
- Bắt buộc lập báo cáo PMV Form đúng hạn; không báo cáo/không chứng minh có thực hiện nhiệm vụ thì không ghi nhận kết quả công việc làm căn cứ chấm công/đánh giá theo quy chế.
6) KPI – Chỉ tiêu của Cán Bộ Giám Sát
KPI của CBGS là KPI vận hành, giám sát thực địa, gồm:
- Hoàn thành kế hoạch kiểm tra được giao: đạt ≥ 95% số lượt kiểm tra theo kế hoạch tuần/tháng do TPS phân công (bao gồm kiểm tra định kỳ và kiểm tra đột xuất theo điều động).
- Tỷ lệ lượt kiểm tra có báo cáo đúng hạn và kết luận theo PMV Form: đạt ≥ 90% lượt kiểm tra có báo cáo nộp đúng hạn, đầy đủ các trường thông tin bắt buộc và kết luận Đạt/Chưa đạt theo Form.
- Tỷ lệ ghi nhận đầy đủ sai phạm cần khắc phục ngay: đạt ≥ 99% sai phạm thuộc nhóm “phải khắc phục ngay” (nếu phát sinh) được ghi nhận lên hệ thống trong ≤ 24 giờ kể từ thời điểm kiểm tra, kèm yêu cầu khắc phục (người chịu trách nhiệm + thời hạn). [Quy ước: “sai phạm phải khắc phục ngay” theo danh mục/tiêu chuẩn nội bộ PMV.]
- Tỷ lệ theo dõi và tái kiểm đúng hạn đối với sai phạm đã ghi nhận: đạt ≥ 95% sai phạm do CBGS ghi nhận được theo dõi – nhắc việc – tái kiểm/ghi nhận kết quả đúng thời hạn; trường hợp không khắc phục đúng hạn phải báo cáo TPS để xử lý theo quy định.
- Cảnh báo rủi ro nghiêm trọng: 100% dấu hiệu “đỏ” (nguy cơ phạt/mất hợp đồng/sự cố nghiêm trọng) phát hiện trong quá trình kiểm tra phải báo cáo TPS ngay và cập nhật hệ thống trong ≤ 24 giờ kể từ khi ghi nhận (TPS chịu trách nhiệm báo cáo TGĐ theo quy định).
- Chất lượng báo cáo: đạt ≥ 95% báo cáo hợp lệ (đúng chuẩn, đủ dữ liệu, có nhận xét rõ ràng, có đề xuất/kiến nghị xử lý; sai phạm trung bình/nặng phải có biên bản và/hoặc bằng chứng theo quy định).
KPI trên sẽ được áp dụng để đánh giá hiệu suất cá nhân và là căn cứ để ghi nhận kết quả công việc theo quy chế PMV Security.
KPI của cán bộ giám sát được ghi nhận bởi kết quả của phòng giám sát
MÔ TẢ CÔNG VIỆC TRƯỞNG PHÒNG GIÁM SÁT
- Vị trí: Trưởng phòng giám sát (TPS)
- Bộ phận: Kiểm soát chất lượng dịch vụ
- Báo cáo: Tổng Giám đốc (TGĐ)
- Quản lý: CBGS / nhân sự giám sát theo phân công
- Phạm vi: Toàn hệ thống; ưu tiên mục tiêu trọng yếu/nhạy cảm/rủi ro cao
Khi nhận nhiệm vụ, TPS phải vừa điều hành vừa trực tiếp tham gia kiểm tra thực địa như CBGS để nắm thực tế vận hành, đồng thời chuẩn hóa tiêu chuẩn, biểu mẫu và kiểm soát chất lượng báo cáo của phòng.
1) Vai trò TPS:
TPS là vị trí lãnh đạo cấp cao, chịu trách nhiệm xây, vận hành và kiểm soát hệ thống giám sát chất lượng nhằm:
- Giữ chất lượng dịch vụ đúng hợp đồng – đúng yêu cầu KH – đúng quy chế PMV.
- Phát hiện sớm và xử lý rủi ro: sai phạm lặp lại, khiếu nại, nguy cơ bị phạt/mất hợp đồng.
- Chuẩn hóa giám sát thành hệ thống: có kế hoạch – có tiêu chuẩn – có bằng chứng – có khắc phục – có tái kiểm.
2) Nhiệm vụ chính của TPS:
2.1. Tổ chức và trực tiếp tham gia giám sát thực địa
- Lập kế hoạch kiểm tra ngày/tuần/tháng theo ưu tiên rủi ro.
- Trực tiếp kiểm tra mục tiêu trọng yếu và kiểm tra đột xuất khi cần.
- Chỉ đạo chấn chỉnh tại chỗ; báo cáo TGĐ các vấn đề “đỏ”.
2.2. Chuẩn hóa hệ thống giám sát
- Ban hành/cập nhật: checklist kiểm tra, mẫu biên bản, PMV Form báo cáo, quy định bằng chứng và deadline khắc phục.
- Thiết lập và kiểm soát quy trình: phát hiện → biên bản → giao khắc phục → theo dõi → tái kiểm → xác nhận đã khắc phục đạt yêu cầu
2.3. Quản lý đội ngũ cán bộ giám sát
- Phân công tuyến, chỉ tiêu, mục tiêu ưu tiên; kèm cặp CBGS tại hiện trường.
- Kiểm soát chất lượng báo cáo: đủ dữ liệu, có căn cứ, có giải pháp, đúng hạn.
- Chịu trách nhiệm về chất lượng đầu ra của hoạt động giám sát.
2.4. Quản trị phản hồi khách hàng và rủi ro hợp đồng
- Gặp/trao đổi với khách hàng theo kế hoạch hoặc khi phát sinh phản ánh.
- Điều phối xử lý khiếu nại; theo dõi đến khi đóng việc.
- Cảnh báo sớm nguy cơ bị phạt/mất hợp đồng; đề xuất phương án xử lý cho TGĐ.
2.5. Phối hợp chấn chỉnh vận hành
- Phối hợp với Trưởng chi nhánh/Chỉ huy khu vực/Đội trưởng và các phòng liên quan để chấn chỉnh chất lượng.
- Đề xuất xử lý sai phạm theo mức độ và trình phê duyệt theo thẩm quyền.
2.6. Báo cáo quản trị cho TGĐ
- Báo cáo định kỳ: tình hình kiểm tra, lỗi chính, tiến độ khắc phục, mục tiêu rủi ro.
- Báo cáo cải tiến: lỗi lặp lại, nguyên nhân gốc, đề xuất chuẩn hóa/quy trình/nhân sự.
3) Thời gian & địa điểm làm việc:
- Địa điểm làm việc: Văn phòng PMV Security và các mục tiêu theo kế hoạch kiểm tra/điều động.
- Thời gian làm việc:
- Làm việc theo giờ hành chính khi xử lý công việc tại văn phòng.
- Thời gian đi kiểm tra thực địa linh hoạt theo kế hoạch kiểm tra, mức độ rủi ro, mục tiêu và tình huống phát sinh; có thể ngoài giờ khi cần để đảm bảo kiểm soát chất lượng dịch vụ.
- Nguyên tắc ghi nhận công việc: TPS chịu trách nhiệm lập/duyệt kế hoạch kiểm tra và tổng hợp báo cáo quản trị theo quy định; đảm bảo minh chứng công việc qua báo cáo, biên bản, dữ liệu hệ thống (PMV Form/biểu mẫu).
3) Quyền hạn của TPS:
- Quyền tổ chức kiểm tra định kỳ/đột xuất; yêu cầu cung cấp thông tin/hồ sơ phục vụ đánh giá.
- Quyền lập biên bản, đề xuất chấn chỉnh/đào tạo/thay đổi bố trí; kiến nghị kỷ luật theo quy định và trình phê duyệt khi vượt thẩm quyền.
- Quyền điều phối lực lượng giám sát theo quy chế phòng.
5) Trách nhiệm của TPS:
TPS chịu trách nhiệm trước TGĐ/Ban Giám đốc về:
- Chất lượng công tác giám sát: đảm bảo hoạt động giám sát đúng quy trình, khách quan, có căn cứ và có bằng chứng.
- Hiệu quả theo dõi khắc phục: tổ chức giao việc khắc phục, theo dõi tiến độ, tái kiểm xác nhận và báo cáo vượt tuyến khi không đáp ứng thời hạn/tiêu chuẩn.
- Kiểm soát rủi ro hợp đồng: phát hiện sớm dấu hiệu “đỏ”, báo cáo kịp thời và đề xuất phương án xử lý.
- Kỷ luật báo cáo của phòng: đảm bảo báo cáo của phòng đúng hạn, đúng chuẩn; chịu trách nhiệm về chất lượng báo cáo quản trị gửi TGĐ.
- Tổ chức và phát triển năng lực đội giám sát (khi có CBGS): phân công, kèm cặp, kiểm soát chất lượng đầu ra.
6) KPI – Chỉ tiêu của Trưởng Phòng Giám Sát:
KPI của trưởng phòng là KPI quản trị hệ thống chất lượng, bao gồm:
- Hoàn thành kế hoạch kiểm tra của phòng: đạt ≥ 95% kế hoạch kiểm tra tuần/tháng được phê duyệt.
- Tỷ lệ lượt kiểm tra có báo cáo đúng hạn và kết luận theo PMV Form: đạt ≥ 90% lượt kiểm tra có báo cáo nộp đúng hạn, đầy đủ trường thông tin bắt buộc và kết luận Đạt/Chưa đạt theo Form.
- Tỷ lệ ghi nhận đầy đủ các sai phạm cần khắc phục ngay: đạt ≥ 99% sai phạm thuộc nhóm “phải khắc phục ngay” (nếu phát sinh) được ghi nhận trên hệ thống trong ≤ 24 giờ kể từ thời điểm kiểm tra, kèm yêu cầu khắc phục (người chịu trách nhiệm + thời hạn). [ Quy ước: “sai phạm phải khắc phục ngay” là nhóm sai phạm ảnh hưởng trực tiếp đến an ninh, kỷ luật, uy tín dịch vụ hoặc rủi ro hợp đồng theo danh mục nội bộ PMV.]
- Tỷ lệ theo dõi và tái kiểm đúng hạn đối với sai phạm đã ghi nhận: đạt ≥ 95% sai phạm đã đưa lên hệ thống được Phòng Giám sát theo dõi – nhắc việc – tái kiểm/ghi nhận kết quả đúng thời hạn theo yêu cầu; trường hợp không khắc phục đúng hạn phải báo cáo TGĐ để xử lý.
- Phát hiện và cảnh báo rủi ro hợp đồng: 100% dấu hiệu “đỏ” (nguy cơ phạt/mất hợp đồng/sự cố nghiêm trọng) phải báo cáo TGĐ trong ≤ 24 giờ kể từ khi ghi nhận.
- Chất lượng quản trị báo cáo: đạt ≥ 95% báo cáo của phòng hợp lệ (đúng chuẩn, đủ dữ liệu, có phân tích nguyên nhân – đề xuất – kế hoạch theo dõi/khắc phục).
KPI này đo “trách nhiệm giám sát đến nơi đến chốn”, không bắt Giám sát gánh thay việc thực thi của vận hành.
Trưởng phòng giám sát là người quản lý, điều hành và trực tiếp tham gia kiểm tra, giám sát
THÔNG TIN TUYỂN DỤNG
Hiện tại PMV Security đang tuyển: Trưởng phòng giám sát và cán bộ giám sát.
Ứng viên phù hợp vui lòng liên hệ:
- 📞 0975 989 961 (ưu tiên giờ hành chính)
- 📧 pmv@baovepmv.com
Gửi kèm: CV + khu vực ứng tuyển + kinh nghiệm mục tiêu đã làm.
Chế độ phúc lợi của TPS và CBGS
- Thu nhập: Lương cơ bản + Phụ cấp trách nhiệm + Phụ cấp xăng xe/đi lại… theo quy định của công ty.
- Thưởng KPI và tăng lương, điều chỉnh chức vụ theo năng lực và hiệu quả thực tế (khi chứng minh được giá trị mang lại: giảm sai phạm, tăng hài lòng khách hàng, cải tiến vận hành…). Nếu chứng minh được giá trị giúp công ty cải thiện chất lượng rõ rệt, sẽ được thăng tiến cao hơn.
- Chế độ khác: Theo quy định dành cho cấp cán bộ của PMV Security.
👉Tham khảo thêm tại 🔗: Tuyển Giám Đốc Chi Nhánh – Thu Nhập Từ 45 Triệu + Thưởng KPI Vượt Trội