Quy trình giao nhận ca được thiết lập nhằm thống nhất các bước trong giao ca, nhận ca của Bảo vệ PMV. Thông qua quy trình này để xác định rõ trách nhiệm của người giao ca, người nhận ca. Từ đó làm cơ sở cho việc kiểm tra đánh giá kết quả, đánh giá chất lượng dịch vụ… Duy trì thực hiện đúng và đủ quy trình này là nhiệm vụ của các cấp chỉ huy và các nhân viên bảo vệ – Công ty dịch vụ bảo vệ PMV.
*************************
Mục lục bài viết
QUY TRÌNH GIAO NHẬN CA
CÔNG TY DỊCH VỤ BẢO VỆ PMV
*************************
Mục đích của Quy trình
Quy trình giao nhận ca được thiết lập nhằm xác định rõ các bước công việc phải làm khi giao ca, nhận ca. Thống nhất một phương pháp quản lý việc giao nhận ca trực trong toàn công ty. Làm cơ sở để đánh giá mức độ hoàn thành nhiệm vụ của nhân viên bảo vệ và các cấp quản lý, chỉ huy. Đảm bảo tính chuyên nghiệp, duy trì chất lượng dịch vụ cho khách hàng.
Yêu cầu
Quy trình giao nhận ca này được áp dụng chung cho toàn công ty. Toàn thể cán bộ, nhân viên bảo vệ PMV phải tuân thủ, thực hiện theo đúng, đủ quy trình này. Bên cạnh dung trong quy trình này, các cán bộ, nhân viên bảo vệ PMV phải thực hiện theo Quy định về bàn giao ca trực đã được công ty ban hành.
NỘI DUNG QUY TRÌNH GIAO NHẬN CA
Nội dung quy trình giao nhận ca gồm 2 bước. Bước 1 là Chuẩn Bị Giao Nhận Ca. Bước 2 là Thực Hiện Giao Nhận Ca. Hãy nhớ rằng quy trình giao nhận ca được áp dụng cho tất cả mục tiêu bảo vệ của PMV. Để đảm bảo các thủ tục được hoàn tất nhanh chóng, thì tất cả các nhân viên bảo vệ đều phải tuân thủ 2 bước của quy trình này.
BƯỚC 1: CHUẨN BỊ GIAO NHẬN CA
1. Đối với nhân viên giao ca:
- Kiểm tra chốt trực trước giờ bàn giao
- Liệt kê tất cả những điểm lưu ý trong ca trực trước của mình.
- Ghi chép đầy đủ vào sổ giao ca.
- Kiểm tra lại toàn bộ trang thiết bị, công cụ hỗ trợ của bảo vệ và tài sản thuộc phạm vi trách nhiệm kiểm soát của mình để chuẩn bị bàn giao.
- Phải quét dọn vệ sinh, sắp xếp ngăn nắp lại nơi làm việc trước khi bàn giao ca.
2. Đối với nhân viên nhận ca:
- Phải đảm bảo tác phong đúng theo quy định
- Tuân thủ các quy tắc của bảo vệ, đảm bảo không có mùi rượu bia trước khi vào mục tiêu.
- Phải có mặt tại nơi làm việc trước 15 phút để thực hiện Quy trình Chào ca/bàn giao ca.
- Phối kết hợp với người giao ca cho mình.
- Khẩn trương và nghiêm túc khi thực hiện Quy trình giao – nhận ca.
Ghi Chú: Một trong những ưu điểm của Quy trình giao nhận ca là giúp bộ phận quản lý mục tiêu có thể giám sát được nhân viên của mình. Nhiệm vụ đó thuộc vị trí nào? Ai là người đảm nhận ca trực đó? Nếu có trường hợp xảy ra các sự cố trong mục tiêu. Người Đội trưởng, người quản lý có thể dễ dàng kiểm soát và giám sát nhân viên cua mình. Từ đó có những quyết định hợp lý trong quá trình vận hành dịch vụ.
Các nhân viên bảo vệ PMV đang thực hiện bàn giao ca trực
BƯỚC 2: THỰC HIỆN GIAO NHẬN CA
1. Đối với nhân viên giao ca:
- Ghi lại toàn bộ trang thiết bị, công cụ hỗ trợ trong phạm vi kiểm soát của mình.
- Các công việc đang xử lý, chưa hoàn thành cho ca sau tiếp tục theo dõi và thực hiện.
- Những sự cố xảy ra tại vị trí mình và các bước đã xử lý. Hoặc những bước nào ca trước chưa xử lý mà ca sau phải thực hiện.
- Ghi chép và thông báo rõ ràng cho nhân viên nhận ca được biết. Trường hợp có nội dung nào chưa rõ, các bên phải trao đổi và thống nhất với nhau. [Tham khảo thêm Hướng dẫn mẫu sổ sách bảo vệ | Cách ghi chép các mẫu sổ bảo vệ ]
- Ký nhận vào bên giao
2. Đối với nhân viên nhận ca:
- Kiểm tra đầy đủ số lượng tình trạng công cụ hỗ trợ, sổ sách, văn phòng phẩm
- Kiểm tra các loại phương tiện cần bàn giao (nếu có)
- Các công việc mà ca trước chưa hoàn thành
- Các sự cố đã xảy ra trong ca trực trước (nếu có)
- Vệ sinh tại khu vực làm việc
- Sau khi kiểm tra nếu không có gì sai sót phải ký nhận vào sổ để nhân viên giao ca ra về.
- Trường hợp sau khi kiểm tra không trùng khớp với thực tế bàn giao thì phải yêu cầu nhân viên giao ca giải trình hoặc phải lập biên bản về sự việc để xác minh và thông báo cho đội trưởng, ca trưởng biết.
- Ký nhận đúng với thực tế khi kiểm tra.
Ghi nhớ:
Nhân viên bàn giao ca chỉ được phép rời khỏi vị trí và ra khỏi mục tiêu sau khi nhân viên đến nhận bàn giao ký vào sổ nhận nhiệm vụ. Trường hợp nhân viên nhận ca không ký nhận ca hoặc không đến nhận ca thì phải gọi điện thông báo ngay cho đội trưởng biết để có cách giải quyết.
Nhân viên nhận ca trực sau khi kiểm tra về số liệu như đã được ghi trong sổ nếu không có gì thắc mắc bắt buộc phải ký nhận vào sổ. Để cho nhân viên ca trước ra về và trách nhiệm của mình được xác định tính từ thời điểm sau khi ký nhận ca. Đó mới là người Bảo vệ có trách nhiệm.
Bàn giao ca – một trong những quy định quan trọng của bảo vệ
CÁC BIỂU MẪU TRONG QUY TRÌNH GIAO NHẬN CA
Để phục vụ cho Quy trình giao nhận ca diễn ra thuận tiện, PMV đã ban hành những biểu mẫu bàn giao. Các biểu mẫu sẽ tùy thuộc vào từng vị trí công việc. Từ nhân viên bảo vệ thông thường cho đến vị trí quản lý đều phải sử dụng:
- Biểu mẫu QT21-01: “Sổ bàn giao ca trực cho vị trí”. Dành cho các vị trí trong mục tiêu có từ 2 ca trở lên trong ngày. Nhân viên bảo vệ sẽ sử dụng mẫu này để ghi nhận các vấn đề bàn giao giữa các ca trực.
- Biểu mẫu QT21-02: “Sổ bàn giao ca trực chung cho mục tiêu”. Sổ này được dành cho các vị trí quản lý mục tiêu, bao gồm Ca trưởng hoặc Đội trưởng. Các vấn đề chung của mục tiêu cần lưu ý cho người quản lý ca sau sẽ được ghi nhận.
Thông thường các biểu mẫu này sau khi sử dụng hết sẽ được chuyển về bộ phận Quản lý Hành chính/Nhân sự để lưu trữ. Thời hạn lưu trữ là từ 1 năm trở lên. Tùy từng mục tiêu, khách hàng, các biểu mẫu trên có thể thay đổi, điều chỉnh cho phù hợp với tình hình thực tế. Ngoài ra, nếu khách hàng của PMV yêu cầu áp dụng các biểu mẫu của khách hàng để kiểm soát thì PMV sẽ sử dụng các biểu mẫu của khách hàng.
Xem thêm:
Hướng dẫn cách ghi chép các mẫu sổ bảo vệ
Trên đây là nội dung Quy trình giao – nhận ca. Mọi câu hỏi liên quan xin liên hệ Phòng Nghiệp Vụ PMV qua số Hotline 1900 633 838. Chúng tôi rất hân hạnh khi nhận được đóng góp từ quý vị cho Công ty dịch vụ bảo vệ PMV. Cùng theo dói kênh Tiktok của PMV để biết thêm thông tin nhé.